Verbeternigen in gebruikerservaring in het software pakket van EASE software. Een applicatie voor kappers om afspraken in te plannen en voorraad van producten in bij te houden.
UI/UX Design
Research
User testing
Interviews & Research
Design V1
User testing
Design V2
Boven afgebeeld: een snelle blik op een van de schermen van het uiteindelijke ontwerp.
De webapplicatie van Ease Software is specifiek ontwikkeld voor de kapperszaken Cosmo en Team Kappers. Met dit systeem kunnen zij onder andere afspraken inplannen en wijzigen, een klantenbestand beheren inclusief diverse gegevens, voorraadbeheer uitvoeren en financiële transacties verwerken.
Gebruikers van Ease Software ervaarden het voorraadbeheer als omslachtig en onplezierig. Het systeem werkte niet goed, leidde vaak tot fouten en werd met tegenzin gebruikt.
De kernvraag voor dit project was dan ook: Hoe kan het beheer van de voorraad vereenvoudigd worden, zodat het minder tijd kost en eenvoudiger bij te houden is?
Voorafgaand aan het project heb ik gesprekken gevoerd met verschillende salon-eigenaren en medewerkers om de kern van het probleem te achterhalen. Hiervoor waren vooraf vragen opgesteld, waarbij ik direct contact heb gezocht. De uitkomsten van deze gesprekken waren als volgt:
Voorafgaand aan het project heb ik gesprekken gevoerd met verschillende salon-eigenaren en medewerkers om de kern van het probleem te achterhalen. Hiervoor waren vooraf vragen opgesteld, waarbij ik direct contact heb gezocht. De uitkomsten van deze gesprekken waren als volgt:
Over het algemeen ervaren gebruikers het proces van voorraad aanvullen en bijhouden als tijdrovend. Ze geven er de voorkeur aan om meer tijd in de zaak door te brengen dan bezig te zijn met het corrigeren van voorraadgegevens.
In de eerste fase verliep het huidige bestelproces prima. Het toevoegen en bestellen van producten verloopt eenvoudig en voldoet aan de wensen.
Bij binnenkomst van bestellingen in de salons moesten medewerkers elk product afzonderlijk ‘inchecken’ vanuit de bestelling om deze toe te voegen aan de voorraad in het systeem. Dit proces werd als omslachtig en tijdrovend ervaren.
Het huidige proces van voorraadaanpassingen wordt als omslachtig en vervelend ervaren. Wanneer de voorraad niet correct was, moesten medewerkers de producten ‘nep’ bestellen en direct inchecken. Als dit niet werd gedaan, werden de producten daadwerkelijk besteld.
Na het identificeren van deze problemen uit de gesprekken, heb ik een concurrentieanalyse uitgevoerd. Ik heb onderzocht hoe andere systemen voor salonsoftware omgaan met voorraadbeheer en wat zij wellicht beter doen. Hierbij zijn verschillende salon-softwaresystemen bekeken en geanalyseerd.
Zodra het onderzoek was afgerond ben ik begonnen met het uitwerken van de flow. Gezien de mogelijkheid voor aanzienlijke verbeteringen in het proces, heb ik eerst de flow uitgetekend die komt na het bestellen van producten.
Schetsen
Na het opzetten van de flows was het tijd om deze om te zetten in schetsen. Dit gaf direct een visueel beeld van hoe het concept eruit zou komen te zien.
Hi-Fi
Voor de eerste versie is het idee ontstaan om de voorraad in één keer te kunnen inchecken/toevoegen. Op deze manier hoeven medewerkers niet langer elk item afzonderlijk toe te voegen aan de voorraad. Verder kunnen ze hun voorraad corrigeren vanuit het voorraadoverzicht. Als de voorraad in de winkel niet overeenkomt met het systeem, kunnen ze dit op deze manier aanpassen.
Met de eerste versie van het ontwerpprototype was de volgende stap het testen. Dit werd uitgevoerd met medewerkers en eigenaren die eerder in het proces al vragen hadden beantwoord. Voorafgaand aan de testfase werd een testplan opgesteld met vragen waarvoor antwoorden nodig waren. Samen hebben we het prototype doorlopen en heb ik hun reacties genoteerd.
Over het algemeen werd het nieuwe ontwerp als een grote verbetering ervaren. Het doel was duidelijk en het werkte over het algemeen veel sneller.
Tijdens het testen waren mensen erg tevreden met de nieuwe manier van inchecken. Het was prettig dat ze niet meer elk product apart hoefden in te checken. Er werd echter opgemerkt dat soms artikelen niet geleverd worden. Gebruikers willen de mogelijkheid hebben om deze artikelen tijdens het inchecken uit de bestelling te halen, zodat de voorraad niet onterecht wordt toegevoegd.
Gebruikers ervaarden het als een grote verbetering dat ze in het voorraadoverzicht de aantallen konden aanpassen. Voorheen moesten ze telkens nep bestellen, maar nu kon dit met één klik op de knop.
Er werd opgemerkt dat in sommige gevallen voorraad extern wordt besteld. Om deze voorraad toe te voegen wanneer ze nog niet in het systeem staan, moeten gebruikers momenteel nog steeds gebruik maken van de ‘nep bestellen’-methode. Er is vraag naar een oplossing hiervoor.
Nadat ik input had ontvangen van de salonmedewerkers en eigenaren, heb ik een tweede ontwerp gemaakt waarin oplossingen waren verwerkt voor de gemiste onderdelen. Met het tweede prototype ben ik opnieuw langsgegaan om het te tonen aan de gebruikers. De reacties waren een en al positief. Voorraad kon nu toegevoegd worden via een popup wanneer deze nog niet in het systeem aanwezig was en er is een optie toegevoegd bij het ‘inchecken’ om artikelen te verwijderen die niet geleverd zijn. Deze toevoegingen waren wat de gebruikers zochten.
